L'unité Tribunaux de justice sociale Ontario (TJSO) a été désignée comme un regroupement de tribunaux décisionnels aux termes de la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, 2009 (la LRGTDNT). TJSO regroupe huit tribunaux décisionnels : la Commission de révision des services à l'enfance et à la famille (CRSEF), la Commission d'indemnisation des victimes d'actes criminels (CIVAC), la Commission de révision des placements sous garde (CRPG), le Tribunal des droits de la personne de l'Ontario (TDPO), la Commission de la location immobilière (CLI), les Tribunaux de l'enfance en difficulté de l'Ontario (français et anglais) et le Tribunal de l'aide sociale (TAS).
Le mandat de TJSO consiste à résoudre des requêtes et des appels par des décisions équitables, opportunes et accessibles en vertu de plusieurs lois relatives à la surveillance des services à l'enfance et à la famille, à la justice pour les adolescents, aux droits de la personne, à l'indemnisation des victimes d'actes de violence criminels, à la location à usage d'habitation, à l'éducation de l'enfance en difficulté, à l'aide aux personnes handicapées et à d'autres formes d'aide sociale.
TJSO a établi cinq orientations stratégiques qui faciliteront l'exécution du mandat et de la mission de TJSO, dont les suivantes :
Le présent plan énonce les initiatives clés qui correspondent aux orientations stratégiques et que TSJO continuera d'améliorer ou de mettre en œuvre au cours des trois prochaines années, par exemple :
Tribunaux de justice sociale Ontario (TJSO) est un regroupement de huit tribunaux décisionnels, dont le mandat consiste à résoudre des requêtes et des appels présentés en vertu de lois concernant la surveillance des services à l'enfance et à la famille, la justice pour la jeunesse, les droits de la personne, la location à usage d'habitation, l'indemnisation des victimes d'actes de violence criminels, les prestations d'invalidité et d'autres prestations d'aide sociale, et l'éducation de l'enfance en difficulté.
TJSO et les tribunaux qui en font partie sont investis de la mission suivante :
Les valeurs fondamentales définissent la façon dont TJSO et les tribunaux qui en font partie abordent leur mandat. Elles constituent le fondement des règles et des politiques, et déterminent la façon dont ces règles et politiques seront appliquées et les services fournis au public. Les valeurs fondamentales sont les suivantes :
Accessibilité
Équité et indépendance
Rapidité
Transparence
Professionnalisme et service public
La CRSEF exerce ses activités en vertu de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille et de la Loi sur l'éducation. Elle mène des révisions et tient des audiences et des appels sur des questions qui concernent les enfants, les jeunes et les familles de l'Ontario, dont : des plaintes concernant des services fournis par des sociétés d'aide à l'enfance, l'admission d'urgence à un programme de traitement en milieu fermé, le refus d'une demande d'adoption et des appels d'expulsion d'un conseil scolaire. En 2015-2016, la CRSEF a reçu 322 demandes et a fermé 269 demandes.
La CRPG applique la Loi sur les services à l'enfance et à la famille pour examiner des décisions en matière de placement sous garde concernant des jeunes placés en détention ou sous garde, et formuler des recommandations au directeur provincial au sujet du placement de jeunes. En 2015-2016, la CRPG a reçu 93 demandes et a fermé 90 demandes.
La CIVAC exerce ses activités en vertu de la Loi sur l'indemnisation des victimes d'actes criminels. La CIVAC évalue les requêtes et octroie une indemnisation aux victimes d'un acte criminel en Ontario. En 2015-2016, la CIVAC a reçu 3 706 requêtes et a tenu 2 898 audiences.
Le TDPO exerce ses activités en vertu du Code des droits de la personne. La fonction principale du TDPO est d'offrir une procédure accessible de règlement des différends, des requêtes et des plaintes pour discrimination par la médiation et des audiences. En 2015-2016, le TDPO a reçu 3 357 requêtes et a fermé 3 204 requêtes.
La CLI règle des requêtes portant sur des différends liés à la location immobilière et à l'expulsion dans des coopératives de logement sans but lucratif, déposées en vertu de la Loi sur la location à usage d'habitation (LLUH). En 2015-2016, la CLI a reçu 79 742 requêtes et a réglé 77 773 requêtes. La CLI a aussi pour mandat de fournir des renseignements aux locateurs et locataires au sujet de leurs droits et obligations en vertu de la LLUH. En 2015-2016 la CLI a répondu à 299 143 demandes de renseignements par téléphone. Par ailleurs, le site Web de la CLI a enregistré plus de 2 millions de visionnements avec plus de 700 000 téléchargements de formulaires de la CLI et d'autres documents contenant des renseignements sur la CLI.
Les TEDO ont été établis pour régler des différends entre des parents d'enfants en difficulté et des conseils scolaires. Les TEDO reçoivent des requêtes de parents qui n'ont pas pu régler leur différend avec des conseils scolaires au sujet de l'identification et du placement d'élèves en difficulté. En 2015-2016, un appel a été déposé au TEDO (anglais) (dossier clos au cours de l'exercice 2016-2017). Il n'y a pas eu d'appel déposé au TEDO français en 2015-2016.
Le TAS tranche des appels en vertu de la Loi de 1997 sur le programme Ontario au travail et de la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées. Le TAS examine des appels déposés par des personnes à qui l'aide sociale a été refusée et par des bénéficiaires de l'aide sociale qui ne sont pas d'accord avec une décision qui détermine le montant de leur aide sociale ou leur admissibilité à l'aide sociale. En 2015-2016, le TAS a reçu 11 318 appels et a fermé 13 038 appels.
La fluidité des facteurs socio-économiques en Ontario influe toujours les tribunaux qui font partie du groupement TJSO. La pénurie de logements abordables se poursuit et les personnes à faible revenu comptent de plus en sur l'aide sociale, en raison de leurs difficultés économiques. Ces circonstances peuvent aussi contribuer à une augmentation des ruptures familiales et conjugales, ainsi qu'à une recrudescence de la criminalité violente. En conséquence, les tribunaux de TJSO pourraient ressentir une hausse de leur charge de travail et nécessiter des fonds additionnels pour les indemnités versées aux victimes d'actes de violence criminels.
Au cours de l'exercice 2015-2016, des restrictions permanentes de 4,4 % ont été appliquées au budget de fonctionnement de TJSO et une autre réduction ministérielle de 2,7 % a été imposée en 2016-2017. Dans le budget de 2015, le gouvernement a exposé un certain nombre d'initiatives de grande envergure afin de moderniser les services publics, d'améliorer les résultats pour la population ontarienne et de soutenir les objectifs financiers de la province. Ces initiatives sont les suivantes : assurer des programmes et services durables pour la population ontarienne; faire en sorte que le gouvernement serve mieux la population ontarienne; gérer les relations financières; et optimiser les investissements dans l'infrastructure. Au fur et à mesure que le gouvernement introduit et impose ces initiatives, d'autres restrictions s'appliqueront au budget de fonctionnement de TSJO pour l'exercice 2017-2018 et par la suite.
Le 1er avril 2016, la Directive sur les données ouvertes est entrée en vigueur. Les objectifs de cette directive sont d'améliorer la transparence et la responsabilisation, de favoriser la divulgation de données ouvertes à la population, de faciliter la prise de décisions probantes au sein de la fonction publique de l'Ontario, de favoriser et d'augmenter le partage de données entre ministères, de recueillir des données et de faire rapport sur la conformité à la Directive sur les données ouvertes et à d'autres mesures du rendement clé. TJSO a dû rendre des données publiques, sauf en cas d'exemption pour des raisons légales, de protection de la vie privée, de confidentialité, de sécurité ou de protection de données commerciales. TJSO a affiché une liste de séries de données, le 29 septembre 2016, en précisant lesquelles étaient publiques et lesquelles ne l'étaient pas. Il est attendu que d'autres initiatives gouvernementales soient mises en place pour renforcer la transparence et la reddition de comptes.
L'une des exigences énoncées dans la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux est que tous les tribunaux décisionnels examinent leur mandat au moins une fois tous les six ans. Ces examens visent à indiquer au gouvernement si le mandat du tribunal décisionnel est pertinent par rapport aux objectifs du gouvernement de l'Ontario, si le tribunal décisionnel exécute les activités prévues par son mandat et si les fonctions de chaque tribunal sont exécutées le plus efficacement possible ou si elles seraient mieux exécutées par un ministère, un autre organisme ou une autre entité. Des examens des mandats de la CIVAC, de la CRSEF/CRPG et des TEDO ont eu lieu au cours de l'exercice 2015-2016. Les mandats de la CLI et du TAS ont été examinés au cours de l'exercice 2016-2017. L'examen du mandat du TDPO est prévu pour 2018.
De nombreuses personnes s'attendent à pouvoir communiquer avec le gouvernement n'importe quand, n'importe où et sur n'importe quel appareil. TJSO continuera de simplifier ses processus et solutions technologiques pour maintenir ou améliorer l'accès à la justice, tout en exécutant son mandat. Les réductions budgétaires prévues risquent de retarder la modernisation des processus et solutions de TI.
Tous les arbitres qui travaillent pour TJSO sont nommés par décret et sont assujettis aux règles et exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations. En vertu de la directive, une personne est nommée à un poste d'arbitre dans un tribunal décisionnel pour au plus dix ans. Cette directive a été adoptée en 2006, ce qui signifie qu'un nombre élevé d'arbitres de TJSO atteindront la fin de leur mandat en 2016-2018. En réponse, TJSO a mis en œuvre un plan d'atténuation des conséquences. Toutefois, un certain nombre d'arbitres chevronnés cherchent d'autres activités avant la fin de leur mandat. TJSO surveille activement l'effectif de ses arbitres pour s'assurer que le regroupement maintient sa capacité décisionnelle et ses compétences spécialisées pendant la période de transition et au-delà.
Depuis la création du groupement TSJO, une de ses priorités a été de partager des bureaux dans le centre-ville de Toronto. À l'automne 2016, TJSO a co-loué les locaux des tribunaux décisionnels et les bureaux situés au centre-ville de Toronto, au 25, rue Grosvenor. Bien que le maintien d'une présence régionale dans les bureaux de la province demeure un aspect important de la prestation des services du groupement, l'installation sous un même toit à Toronto est une étape cruciale en vue d'atteindre le plein potentiel du regroupement et de pouvoir partager des connaissances et de l'expérience dans des locaux modernes et accessibles, conçus pour répondre aux besoins divers du personnel, des arbitres et du public. La co-location sera l'occasion de partager des ressources et des connaissances, d'économiser les frais de location et de réduire les coûts des locaux en partageant des salles d'audience et de médiation. Le bureau de la CLI de Toronto Sud et les salles d'audience et de médiation seront installés en co-location au 25, rue Grosvenor, en 2018.
Une grande partie de la population se prépare à la retraite et pour assurer la continuité des activités TSJO continuera d'examiner l'impact des départs à la retraite au cours des prochaines années, y compris la règle du mandat maximal de dix ans pour les décrets, et œuvrera à la mise en place d'un processus efficace de transfert des connaissances. TJSO examine régulièrement les postes à combler dans l'organisme et applique des pratiques de recrutement proactives pour garantir le recrutement des candidats les plus qualifiés.
TJSO continuera de mettre en œuvre des initiatives d'amélioration de l'accès à ses services. TJSO continuera d'étendre son projet de communications par courriel et de participer à des activités communautaires visant l'amélioration de l'accès aux soutiens pour les utilisateurs de TJSO, l'amélioration des services à la communauté autochtone et la collaboration avec Éducation juridique communautaire Ontario (EJCO) dans le cadre de l'initiative « Steps to Justice », en vue d'afficher des renseignements en ligne par le biais d'une série d'étapes guidées. Des options de dépôt en ligne pour les autres tribunaux du groupe TSJO seront examinées au cours des deux prochaines années.
TJSO a établi cinq orientations stratégiques et 18 initiatives clés qui facilitent l'exécution du mandat et de la mission du groupement. Les initiatives clés ont un impact sur le groupement TSJO dans son ensemble et font participer deux tribunaux ou plus, ou un seul, et permettent à d'autres services de l'organisme de tirer les leçons des initiatives et de les adopter à l'avenir.
Les cinq orientations stratégiques sont :
| Initiatives clés | Orientations | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| TJSO | |||||
| 1. Perfectionnement professionnel et éducation | X | X | X | X | X |
| 2. Co-location | X | X | X | X | X |
| 3. Division des services à l'enfance et à la jeunesse | X | X | X | ||
| 4. Intensification des communications par courriel | X | X | X | X | X |
| 5. Bureaux régionaux et salles d'audience communes | X | X | X | ||
| 6. Développement du site Web, extranet et bibliothèque | X | X | X | ||
| 7. Projet pilote de dossiers électroniques | X | ||||
| 8. Groupements communautaires | X | X | X | ||
| 9. Initiatives de perspectives autochtones (anciennement Initiatives pour les Autochtones) | X | X | X | ||
| Deux tribunaux ou plus | |||||
| 10. Audiences et séances de médiation électroniques (TDPO, CRSEF, CLI, TAS) | X | X | |||
| 11. Projets de dépôt électronique (CLI, TAS, CIVAC, CRSEF) | X | ||||
| 12. Systèmes de gestion des causes (CIVAC, TDPO, CLI) | X | ||||
| 13. Initiatives de règlement anticipé (TAS, CLI) | X | X | |||
| Un seul tribunal | |||||
| 14. Solution de rechange à l'expulsion (CLI) | X | X | X | ||
| 15. Audiences de gestion de la cause (CLI) | X | X | |||
| 16. Ordonnances des membres (CLI) | X | X | |||
| 17. Projet d'auto-assistance guidée (TAS) | X | X | |||
| 18. Projet « Steps to Justice » (CLI) | X | X | |||
L'unité de l'accès à la justice de TJSO supervise la formation et le perfectionnement professionnel dans tous les tribunaux qui font partie de TJSO, dont la formation des nouveaux membres, les modules de compétences de base et l'institut de TJSO. TJSO organise la communication de directives sur des sujets importants pour les tribunaux du regroupement et s'efforce d'améliorer les connaissances des membres et du personnel au sujet des utilisateurs des tribunaux du regroupement, leurs aptitudes à la communication, leurs capacités de règlement des différends et de prise des décisions, ainsi que leur capacité de servir des parties vulnérables. Outre la formation dispensée par chaque tribunal à ses nouveaux membres dans les domaines des compétences de base, les membres actuels reçoivent une formation sur la rédaction avancée de motifs. Par ailleurs, le personnel et les membres participent à des modules conçus pour renforcer leurs compétences culturelles et leur compréhension des réalités des utilisateurs des tribunaux. Par exemple, en juin 2016, les séances de perfectionnement professionnel et d'éducation pour les membres ont couvert les questions autochtones (en particulier, la conduite d'audiences avec des parties autochtones) et la sensibilisation aux transgenres (en particulier, l'encouragement d'environnements inclusifs pour les transgenres). Une table ronde de mentors a été convoquée en juin, qui regroupait des membres de TJSO et d'autres tribunaux, en vue d'établir de bonnes pratiques de mentorat pour les arbitres et les médiateurs. Il y aura d'autres discussions sur un mentorat formel pour les membres.
TJSO a également distribué des documents accessibles et en langage simple au cours de sept séances de formation à 62 membres du personnel de TJSO. En décembre 2016, les chefs de service de TJSO ont assisté à une journée de formation sur le développement des aptitudes à la gestion et à la communication. En outre, certains membres et personnels ont eu la possibilité de participer à des conférences dans les domaines de la justice et de la technologie (la semaine « Action Group Access to Justice ») et de la justice administrative (conférence annuelle de la Society of Adjudicator and Regulator).
Exemples de sujets qui seront couverts lors des prochaines séances de perfectionnement professionnel et d'éducation : santé mentale, désescalade de situations difficiles, pauvreté, perspectives autochtones, questions liées aux jeunes et aux enfants. En septembre 2017, des membres participeront à une réunion de trois jours de l'Institut de développement professionnel de TJSO.
Après l'installation réussie de cinq bureaux de Toronto au 25, rue Grosvenor, dans le cadre de la première étape de l'initiative de co-location, à l'automne 2016, TJSO œuvre désormais à la deuxième phase du projet. Cette deuxième phase devrait voir le jour à la fin de 2017. Elle vise le bureau de la CLI de Toronto Sud, les comptoirs de services publics et les salles d'audience des tribunaux de TJSO, ainsi que le groupement Tribunaux de la sécurité, des appels en matière de permis et des normes Ontario. Le partage de locaux et de salles d'audience à cette adresse permettra à TJSO de partager des connaissances et de l'expérience, ainsi que de bénéficier de bureaux modernes et accessibles pour répondre aux divers besoins du personnel, des arbitres et du public. TJSO continuera de tenir des audiences pour le TDPO, la CRSEF et la CRPG, au 655, rue Bay.
Les nouveaux locaux publics, avec des comptoirs de services où le public pourra obtenir des renseignements sur les tribunaux décisionnels, déposer des requêtes et assister aux audiences et médiations, seront ouverts au début de 2018.
Cinq tribunaux de TJSO entendent des affaires concernant des enfants et des jeunes, dont des affaires relatives à des besoins particuliers, à des troubles de santé mentale, à des problèmes en matière d'éducation et à des enfants et des jeunes sous garde : la CRSEF et la CRPG, les TEDO (anglais et français) et le TDPO. La CIVAC entend aussi des requêtes en indemnisation de jeunes victimes d'actes de violence criminels. TJSO a créé une division des services à l'enfance et à la jeunesse pour examiner les similitudes et les liens entre les utilisateurs de ces tribunaux, la nature des affaires et le contexte social dans lequel ces affaires prennent naissance. Ces données aideront TJSO à élaborer des procédures cohérentes et sensibles aux besoins des utilisateurs, et à renforcer la capacité des tribunaux, individuelle et collective. Cette division des services à l'enfance et à la jeunesse a mis l'accent sur les nominations concurrentes à plusieurs tribunaux, ainsi que l'optimisation des connaissances entre les tribunaux et la formation. Elle a établi un comité des avis de pratique composé d'intervenants clés. La division est en train de préparer des principes directeurs qui serviront de base à la coordination et à l'intégration des caractéristiques des cinq tribunaux.
Afin d'améliorer la prestation des services aux parties, TJSO continue d'intensifier l'utilisation du courrier électronique pour ses communications.
Le TAS a modifié ses lignes directrices pour autoriser la communication avec les clients par courriel et a mené trois projets pilotes en vue d'ajouter graduellement des participants. Au total, 58 cliniques juridiques et les bureaux du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) et du programme Ontario au travail (OT) ont participé. Des évaluations ont été effectuées à diverses étapes du projet pilote et des ajustements ont été apportés en consultation avec les intervenants. Grâce aux commentaires reçus pendant le processus de consultation, le TAS a élargi ses communications par courriel dans toutes les cliniques juridiques et dans tous les bureaux du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH) et du programme Ontario au travail (OT) de la province, en février 2016. Le TAS élabore des processus et achète des logiciels qui lui permettront de renforcer la sécurité des courriels, ce qui permettra aux cliniques juridiques et aux bureaux du POSPH et d'OT de transmettre davantage de documents au TAS par courriel, sans craindre pour leur sécurité. Le TAS prévoit également de communiquer par courriel avec des appelants qui ne sont pas représentés. Un projet pilote à cet égard devrait être introduit au cours de l'exercice 2017-2018.
La CIVAC continuera de nouer des partenariats avec divers intervenants afin de faciliter la communication par courriel ainsi que le transfert électronique de renseignements sur des cas et des audiences spécifiques. La CIVAC a élaboré des procédures et des protocoles pour assurer la transmission électronique en toute sécurité de documents liés à la police et continue d'encourager la soumission de renseignements médicaux par voie électronique. La CIVAC a commencé à accepter des demandes par télécopieur et par courriel. La CIVAC examine aussi la possibilité de recourir à la technologie pour élaborer une plateforme sécurisée et fiable d'échange de documents relatifs à des cas. Les règles de pratique de la CIVAC seront mises à jour pour inclure la possibilité de communiquer avec les parties par la voie électronique.
La CLI utilise le courrier électronique dans tous ses bureaux pour des demandes de renseignements concernant des cas spécifiques et examine la possibilité d'élargir l'utilisation du courrier électronique. La CLI a consulté les intervenants sur l'utilisation du courriel et, à compter du 1er mars 2017, elle utilisera le courrier électronique pour communiquer avec des requérants qui déposent des demandes en vrac (trois demandes ou plus dans le même temps). Dans le cadre de ce nouveau processus, la CLI signifiera à ces requérants une trousse d'avis d'audience par courriel, et pas par la poste.
Un calendrier commun est utilisé dans les tribunaux de TJSO depuis plus d'une année. Cet outil assure que les salles d'audience sont utilisées efficacement, car il permet au personnel chargé de l'établissement des rôles de voir la disponibilité des salles d'audience et des salles de médiation dans les 13 sites de TJSO. Ces locaux, ainsi que les locaux en co-location dans les salles de conférences des 4e, 5e et 6e étages du 25, rue Grosvenor, et les salles d'hôtel, peuvent désormais être réservés sur le calendrier commun. Pour faciliter l'utilisation d'un calendrier commun, les documents suivants ont été distribués et affichés dans les locaux : un protocole à l'intention des visiteurs (SJTO Office Protocol for Visitors), un guide du calendrier commun de TJSO (SJTO Shared Calendar "How To" Guide) et un protocole d'utilisation du calendrier commun de TJSO (SJTO Common Calendar Scheduling Protocol).
TJSO continue d'examiner des possibilités d'optimiser l'utilisation des salles d'audience. Le groupe du calendrier commun de TJSO se réunira une fois par trimestre pour obtenir les commentaires de ses utilisateurs. Un examen du taux d'utilisation des salles d'audience dans l'ensemble de la province et des coûts connexes est en cours. Les renseignements recueillis serviront à déterminer les aspects qui devraient être améliorés.
TJSO continue d'améliorer et de tenir à jour le contenu de son nouveau site Web, pour veiller à ce qu'il soit récent, rédigé simplement et accessible. La CIVAC a été intégrée au nouveau site. À l'automne 2017, TJSO aura converti tous les documents en format PDF statiques (c'est-à-dire les documents qui ne sont pas des formulaires) sur le site Web en un format html, qui est la norme or pour l'accessibilité en ligne. TJSO rendra ses formulaires en format PDF entièrement accessibles d'ici à 2018.
TJSO sollicitera régulièrement les commentaires des utilisateurs et apportera les changements indiqués.
TJSO a également entrepris de remanier son site extranet afin de rendre son contenu plus convivial pour le personnel et les membres. TJSO mène un examen en profondeur du contenu du site, afin de supprimer le contenu obsolète et d'apporter les améliorations nécessaires. La plateforme du site sera mise à jour soit en modernisant la version actuelle soit en sélectionnant une nouvelle option.
Ce projet vise à convertir les dossiers sur papier dans tous les tribunaux de TJSO en des dossiers électroniques. Les arbitres pourront ainsi recevoir des mémoires d'audience électroniques en vue des audiences et gérer les dossiers électroniques conformément au calendrier de conservation des dossiers. Les dossiers électroniques permettront d'économiser du temps et de réduire les coûts administratifs liés aux dossiers sur papier et seront facilement accessibles par le personnel et les membres.
Le 1er janvier 2016, la CIVAC avait intégré entièrement le système de gestion des dossiers sous forme électronique et le TAS avait commencé à traiter les nouveaux appels par la voie électronique du début à la fin. Des documents sont balayés en utilisant le logiciel Adobe Professional afin de créer des mémoires d'audience et, en septembre 2016, les membres du TAS ont commencé à conduire des audiences en utilisant des mémoires d'audience électroniques.
À l'heure actuelle, la CLI utilise des dossiers sur papier et des dossiers électroniques. Au cours de 2017, la CLI examinera ses processus et exigences en vue d'élaborer un plan de transition vers un système électronique.
Le TDPO examine ses processus et ses exigences afin de déterminer comment intégrer le plus facilement possible un système de dossiers électroniques. Le système actuel de gestion des cas du TDPO sera également examiné afin d'établir la possibilité d'intégrer la gestion de dossiers automatisés. Le calendrier de mise en œuvre et le plan de mise en œuvre de cette initiative seront élaborés au début de l'année 2017-2018.
À la fin décembre 2017, la CRSEF et la CRPG seront dotées de dossiers électroniques pour tous les types de demandes gérées dans le cadre du système de gestion des cas et transféreront la fonction du calendrier des procédures au système de gestion des cas. Ces changements permettront de réaliser des économies dans le travail de la CRSEF et de la CRPG, et faciliteront l'accès à l'information pour les vice-présidents et le personnel.
Dans les groupements communautaires, divers services communautaires sont mis à la disposition des utilisateurs sous un même toit. TJSO s'efforce d'élargir sa coopération avec des groupements communautaires en vue d'augmenter l'accès à des soutiens pour les utilisateurs de TJSO et l'accès aux audiences électroniques de TJSO.
TJSO continue de travailler avec la Rexdale Community Clinic en vue de pouvoir tenir des audiences par vidéoconférence au groupement de cette clinique. Ces efforts se sont révélés efficaces pour les appelants représentés et non représentés. La CLI collabore avec des fournisseurs de services communautaires qui sont basés au groupement communautaire de Rexdale, en vue d'examiner la possibilité d'élaborer des stratégies de rechange à l'expulsion pour les litiges en matière de location immobilière.
Dans le cadre de ce projet, TJSO travaille avec les communautés des Premières Nations, Métis et Inuits pour cerner leurs besoins lorsqu'ils interagissent avec ses tribunaux, et examiner les renseignements et les services que le regroupement fournit et les approches qu'il suit pour régler des différends juridiques. TJSO a mis au point un plan de liaison stratégique destiné à développer un réseau de communication avec les intervenants autochtones qui facilitera la diffusion d'information sur les services de TJSO à la population et favorisera l'amélioration des services de TJSO aux communautés des Premières Nations, Métis et Inuits.
Le projet s'articule autour de quatre axes :
TJSO a aidé la Division des relations avec les organismes et les tribunaux décisionnels à planifier un cours de formation, qui a eu lieu en décembre 2016 sur le renforcement des relations entre les peuples autochtones et le système de justice (« Strengthening the Relationship between Indigenous Peoples and the Justice System »).
Le TAS a commencé à tenir des audiences par vidéoconférence à l'automne 2015 avec des appelants de la Rexdale Community Legal Clinic et des North Peel and Dufferin Community Legal Services. La Durham Community Legal Clinic s'est jointe au programme en mars 2016. Les audiences par vidéoconférence sont avantageuses pour tous les participants. Le TAS peut utiliser des arbitres de n'importe quel endroit de la province, ce qui réduit les frais de déplacement pour TJSO. Les appelants peuvent également participer à leur audience dans un endroit sécuritaire et confortable. Les participants utilisent le système Adobe Connect (pour les vidéos) et la téléconférence (pour une audience audio). La technologie est facile à utiliser et les images et le son sont de bonne qualité. À ce jour, les arbitres du TAS ont tenu plus de 220 audiences par vidéo. Le TAS prévoit d'élargir l'utilisation des vidéoconférences en 2017-2018. Ce système s'est avéré efficace pour les appelants représentés et non-représentés.
La CIVAC continue de fixer des audiences par vidéoconférence dans des régions éloignées de la province ou de faciliter la participation des parties. La CIVAC envisage d'étendre l'utilisation des vidéoconférences dans toute la province afin d'augmenter l'accès à ses services.
Le TDPO a exécuté la première phase de son projet pilote de médiation par téléphone, de la fin novembre 2015 à novembre 2016. Dans le cadre de cette phase du projet, des services de médiation par téléphone ont été offerts dans des cas où le requérant et l'intimé avaient un représentant juridique. Au cours de l'exercice 2017-2018, le TDPO prévoit de terminer l'évaluation du projet. À cette fin, il mènera des entrevues qualitatives avec des membres qui ont participé au projet pilote afin de déterminer les points forts et les points faibles du projet. Une fois l'évaluation terminée, les résultats serviront à élaborer la deuxième phase du projet, qui vise à élargir la portée du projet en offrant des services de médiation par téléphone à des parties qui se représentent elles-mêmes.
Un système de dépôt électronique des demandes a été mis en œuvre en juillet 2015 et permet aux clients de déposer en ligne, d'une manière simple et sécurisée, quatre des formulaires les plus fréquemment utilisés de la CLI : L1, L2, T2 et T6. Les clients peuvent déposer des demandes n'importe quand et de n'importe où. Le dépôt électronique permet d'augmenter le nombre de demandes correctement remplies grâce à un assistant aux formulaires qui guide les utilisateurs; l'assistant explique les champs et indique aux demandeurs les champs qui n'ont pas été remplis. Environ 25 % des formulaires L1, L2, T2 et T6 sont soumis en ligne. Nous examinerons la possibilité d'améliorer le système de dépôt en ligne au cours des deux prochaines années.
TJSO, en partenariat avec ses partenaires en TI, explorera des options de dépôt électronique pour d'autres tribunaux du groupement, envisageant une date de mise en œuvre en 2018.
La CIVAC a introduit son nouveau système de gestion des causes en octobre 2016. Le système a été conçu pour simplifier et moderniser les processus de traitement des dossiers, d'inscription au rôle et de budgétisation, ainsi que de renforcer les capacités de rapport de la Commission. L'ancien système de la Commission a été mis hors service en novembre 2016.
Le projet de système de gestion des causes prévoit également l'élaboration d'études de faisabilité en vue d'améliorer ou de remplacer les systèmes de gestion des causes au TDPO et à la CLI. En 2017, des équipes de la CLI et du TDPO travailleront de concert avec nos partenaires en TI pour élaborer les exigences du nouveau système de gestion des cas, examinant des options de solution et des stratégies d'approvisionnement. L'objectif à long terme est de mettre en œuvre le système de gestion des causes en 2018-2019.
En 2015, afin de gérer l'augmentation des appels de révision de l'admissibilité médicale, le TAS a lancé un projet pilote de règlement anticipé des demandes de révision de l'admissibilité médicale. Ce projet élargit le Programme de règlement anticipé existant afin d'inclure les appels de révision de l'admissibilité médicale. Les participants à ce projet pilote sont le ministère des Services sociaux et communautaires, certaines cliniques juridiques communautaires et le TAS. Le projet pilote a débuté avec quatre cliniques juridiques participantes. Aujourd'hui il inclut dix cliniques juridiques.
Le projet pilote a permis d'établir des délais rapides de réception des observations de l'Unité des décisions sur l'admissibilité des personnes handicapées et prévoit un programme de règlement anticipé. Le programme a été couronné de succès. Bien que des audiences soient généralement fixées sept mois après la réception de l'appel, les dossiers qui participent au programme sont réglés entre deux et trois mois après le dépôt de l'appel. À ce jour, 92 % des appels participants au programme ont été réglés.
Selon les résultats initiaux positifs, le TAS étend le projet pilote à d'autres régions de l'Ontario. Le projet d'expansion sera exécuté en deux phases, la première d'ici juillet 2017 et la deuxième d'ici janvier 2018. Le projet sera étendu à Toronto, Niagara, les régions du Nord-Est, de l'Ouest, de Durham, de York et de Halton. Un sondage sur le programme et un examen du programme seront menés en juillet 2017.
En collaboration avec des organismes et soutiens communautaires, la CLI tente de trouver des moyens de résoudre les différends entre locataires et locateurs afin d'éviter les expulsions. L'objectif est d'aider les locataires à éviter l'expulsion et les locateurs à éviter le coût des procédures d'expulsion. Le projet pilote est mis à l'essai à London avec un organisme communautaire pour les sans-abri et les personnes ayant des troubles mentaux, et à la Rexdale Community Hub avec une clinique juridique, des services de médiation communautaires et d'autres soutiens communautaires.
La CLI continue d'apporter des changements à son modèle d'établissement du rôle en vue d'améliorer la rapidité et de simplifier les procédures. Les audiences de gestion de la cause permettent aux parties de tenter de régler leur différend avec un agent de règlement des différends de la CLI avant l'audience sur le fond devant un membre (arbitre). Si les parties ne parviennent pas à régler toutes les questions en litige, l'agent de règlement des différends donne des directives pour simplifier le processus d'audience sur le fond.
La CLI a mis à l'essai des audiences de gestion de la cause pour les requêtes des locataires T2 et T6 dans deux de ses bureaux régionaux (Toronto Sud et la région du Sud). Elle examinera les recommandations de son groupe de travail sur les audiences de gestion de la cause au sujet de l'expansion du projet ainsi que les commentaires des intervenants. Les recommandations portent sur : l'accès précoce à un avocat de service (avant l'audience de gestion de la cause), une formation pour améliorer les directives fournies aux parties avant l'audience sur le fond, la réduction du taux d'ajournement des audiences sur le fond et l'élaboration de mesures du succès. La CLI évaluera les résultats du projet d'audiences de gestion de la cause pendant une certaine période afin d'établir les prochaines étapes de cette initiative.
La CLI a commencé à mettre à l'essai un projet d'ordonnances délivrées par les membres, en octobre 2015, dans trois de ses bureaux régionaux (régions du Sud-Ouest, de Toronto Nord et du Centre). Deux types d'ordonnances ont été préparés (plans de paiement sur consentement et ordonnances pour retrait, interruption et désistement). L'initiative a amélioré l'accès à un règlement équitable et rapide, permettant aux parties de recevoir leur ordonnance le même jour que l'instance. Ainsi, le service est devenu plus rapide et le personnel a pu économiser du temps et de l'argent dans la production des ordonnances. Avant le projet pilote, les ordonnances étaient délivrées manuellement; désormais les membres utilisent des imprimantes portatives dans la salle d'audience pour accélérer le processus et produire des ordonnances sur un format plus professionnel. Le projet va être mis en œuvre à l'échelle de la Commission et il s'appliquera à d'autres types d'ordonnance.
Ce projet entre le TAS et plusieurs cliniques juridiques permet aux cliniques juridiques participantes de servir davantage de clients. Par le passé, les cliniques fournissaient des services de représentation en personne aux audiences du TAS, mais, avec ce projet, les cliniques ne fournissent pas de service de représentation en personne aux audiences du TAS (sauf dans des cas rares où le client ne serait pas capable de participer sans représentation). Elles fournissent à la place un modèle d'auto-assistance. Pour commencer, la clinique mène un entretien initial avec le client afin d'évaluer la cause et de fournir des conseils. Si cela est approprié, la clinique aide le client à déposer sa demande d'examen interne et l'appel au TAS, et remet une lettre aux praticiens médicaux que le client signe. Avant l'audience, la clinique organise une réunion de préparation à l'audience avec le client et prépare les observations que le client utilisera et qui devront être remises à l'arbitre du TAS. En octobre 2016, le TAS a reçu 402 appels où l'appelant avait demandé l'aide des cliniques juridiques. De ce nombre, 141 appels ont été réglés. Les taux d'acceptation/de rejet des cas faisant intervenir le service d'auto-assistance sont presque identiques aux taux globaux du tribunal, ce qui montre que le projet d'auto-assistance a été un succès.
Il s'agit d'un partenariat entre TJSO et Éducation juridique communautaire Ontario (CLEO). Le projet vise à présenter en ligne des renseignements crédibles et fiables dans le cadre d'une série d'étapes guidées. Le partenariat s'est concentré initialement sur le logement. La CLI a travaillé avec CLEO à l'intégration de certains renseignements de la CLI dans des séances d'éducation juridique publique existantes, produites par des cliniques juridiques desservant des locataires et des locateurs. CLEO a lancé Steps to Justice le 18 janvier 2017, pour fournir des renseignements aux locataires. TJSO coopère actuellement avec le Landlord Self-Help Centre à l'élaboration de renseignements à l'attention des locateurs. Une fois que les renseignements destinés aux locateurs seront prêts, le contenu de Steps to Justice sera intégré au site Web de la CLI. Le projet prend de l'ampleur pour inclure l'affichage de renseignements sur l'aide sociale dans la section du site Web de TJSO réservée au TAS.
Le plan pluriannuel de TI de TJSO pour 2017-2018 – 2018-2019 comprend des outils permettant de fournir des services plus efficaces et accessibles. Il prépare la voie à de futurs investissements en TI. TJSO travaille avec des partenaires internes et externes à la mise en œuvre de ce plan.
Pour l'avenir, TJSO continuera de regrouper ses actifs de TI, d'établir des exigences pour ses systèmes, de chercher des solutions pour instaurer un environnement sans papier, de partager des ressources de TI et de collaborer avec ses partenaires du secteur de la TI en vue d'améliorer les services. Le nouveau site Internet de TJSO intégré démontre son engagement à améliorer l'accès à la justice. TJSO collabore avec ses partenaires en TI au gouvernement et avec d'autres regroupements à la mise en place d'une vaste stratégie en matière de TI.
Les principales initiatives du plan de TI, pour les trois prochaines années, sont les suivantes : améliorer le processus de dépôt électronique des requêtes ou mettre en œuvre de nouveaux systèmes de gestion des causes à la CLI et au TDPO, regrouper le centre d'appels de TJSO, créer des dossiers électroniques, améliorer le site Web intégré pour renforcer l'accessibilité et la participation des intervenants; améliorer le formulaire de requête en ligne du TDPO; examiner la possibilité de coordonner des initiatives de TI avec des cliniques juridiques et des fournisseurs de services externes; regrouper les actifs de TI (p. ex., MFD / imprimantes, serveurs d'impression transférés à des centres de données du gouvernement); remplacer les actifs de TI par des actifs qui procurent plus de souplesse dans l'exécution du travail (ordinateurs portatifs et technologie mobile); analyser les conséquences possibles du partage de locaux de TJSO sur les actifs et les projets de TI du regroupement; collaborer avec les fournisseurs de services de TI du gouvernement en vue d'augmenter les services et de réduire les dépenses en TI.
L'excellence dans les services est une priorité pour TJSO. Conformément à la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, chaque tribunal décisionnel ou regroupement de tribunaux décisionnels doit élaborer une politique relative aux normes de service et la rendre publique.
TJSO est déterminé à satisfaire à ses normes de service et à les évaluer régulièrement pour savoir comment améliorer la transparence et l'efficacité. Un plan d'action est en place pour aider le regroupement à se conformer à ses normes de service, notamment en augmentant le nombre d'audiences, en mettant en œuvre des processus de règlement des différends anticipé, en augmentant les ressources si cela est approprié et en simplifiant les activités.
TJSO s'efforce d'atteindre ses normes de service et a éliminé la mention que ses normes de service seront respectées dans 80 % du temps.
La CLI propose de changer ses normes de service afin de refléter plus fidèlement la complexité des cas et de renforcer la transparence.
La CLI a publié pour l'instant deux normes de service :
Conformément à la politique de TJSO, ces deux normes de service de la CLI ont été révisées pour supprimer la mention de l'atteinte des normes « dans 80 % du temps ». Ce changement a été fait dans le but de rendre nos normes de service plus transparentes en communiquant des délais plus réalistes pour le règlement des requêtes.
Étant donné que le délai d'établissement d'une date d'audience, la durée de l'audience et le délai de publication d'une ordonnance dépendent de la complexité de la requête, la CLI propose d'abandonner la norme de service unique du délai de 25 jours pour la tenue de l'audience et la publication de l'ordonnance, et de la remplacer par deux catégories rendues publiques, fondées sur la complexité (note : une troisième catégorie sera examinée, mais pas publiée pour l'instant).
1ère catégorie :
Requête en expulsion d'un locataire pour non-paiement du loyer et en paiement de l'arriéré de loyer (Formulaire L1) et Requête en paiement de l'arriéré de loyer (Formulaire L9) : environ 64 % des requêtes déposées à la CLI.
2e catégorie :
Toutes les autres requêtes déposées par le locateur et toutes les requêtes déposées par le locataire (sauf la Requête en augmentation de loyer supérieure au taux légal (Formulaire L5) et la Requête en modification du montant de la réduction du loyer (Formulaire A4)) : environ 36 % des requêtes déposées à la CLI.
REMARQUE : La Commission doit évaluer plus en détail la troisième catégorie (Requête en augmentation de loyer supérieure au taux légal (Formulaire L5) et Requête en modification du montant de la réduction du loyer (Formulaire A4)), car les normes de service actuelles ne sont pas respectées à leur égard. La Commission doit évaluer les facteurs internes et externes qui influent sur cette norme, mettre en œuvre une mesure qui règlera le problème et établir une norme réaliste avant sa publication. Pour les requêtes sur les formulaires L5 et A4 : Requête en augmentation de loyer supérieure au taux légal et Requête en modification du montant de la réduction du loyer (<1% des requêtes déposées à la CLI) :
Les résultats indiqués ci-dessous correspondent au troisième trimestre de l'exercice financier 2016-2017 (1er octobre 2016 – 31 décembre 2016).
| Tribunal | Mesure du rendement | Résultats atteints |
|---|---|---|
| Commission de révision des services à l'enfance et à la famille | Les conférences préparatoires à l'audience en vertu de l'article 68 seront mises au rôle dans les 40 jours civils après que la requête est réputée admissible. (Nota : la moyenne était de 45 jours) | 65 % |
| Les audiences en vertu de l'article 68 seront mises au rôle dans les 60 jours civils après que la requête est réputée admissible. (Nota : s.o.) | s.o. | |
| Les décisions ou ordonnances en vertu de l'article 68 seront rendues dans les 30 jours civils de la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 20 jours) | 100 % | |
| Les audiences en vertu de l'article 124 seront mises au rôle dans les quatre jours civils après la réception de la requête. (Nota : la moyenne était de 3 jours) | 100 % | |
| Les audiences en vertu de l'article 36 seront mises au rôle dans les 20 jours civils après la réception de la requête. (Nota : la moyenne était de 5 jours) | 100 % | |
| Les audiences en vertu de l'article 61 et de l'article 144 seront mises au rôle dans les 20 jours civils après que la requête est réputée admissible. (Nota : la moyenne était de 10 jours) | 100 % | |
| Les décisions ou ordonnances sur toutes les autres requêtes en vertu de la LSEF seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 8 jours) | 100 % | |
| Les appels d'audiences d'expulsion du conseil scolaire (Loi sur l'éducation, article 311.7) seront mis au rôle des audiences dans les 30 jours ouvrables de la réception de l'avis d'appel. (Nota : la moyenne était de 15 jours) | 100 % | |
| Les ordonnances (Loi sur l'éducation, article 311.7) seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 9 jours) | 100 % | |
| Les décisions (Loi sur l'éducation, article 311.7) seront rendues dans les 10 jours civils de la fin de l'audience. (Nota : aucune décision n'a été rendue au 3e trimestre) | s.o. | |
| Commission de révision des placements sous garde | Les examens commenceront par un appel téléphonique dans les 24 heures qui suivent la réception de la requête. (Nota : la moyenne était de 1 jour) | 100 % |
| Si la Commission a l'intention de tenir une audience, elle avisera le jeune dans un délai de 10 jours civils suivant la réception de la requête. (Nota : aucune audience n'a eu lieu au 3e trimestre) | s.o. | |
| Des recommandations seront émises dans un délai de 30 jours civils suivant la réception de la requête. (Nota : la moyenne était de 15 jours) | 100 % | |
| Commission d'indemnisation des victimes d'actes criminels | Les audiences seront mises au rôle dans les 11 mois (330 jours) de la réception de la requête. (Nota : la moyenne était de 388 jours) | 58 % |
| Les décisions écrites seront rendues dans les 60 jours de la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 45 jours) | 85 % | |
| Les décisions orales, le cas échéant, seront rendues à la conclusion de l'audience et le paiement sera effectué dans les 30 jours. (Nota : la moyenne était de 22 jours) | 86 % | |
| Tribunal des droits de la personne de l'Ontario | La date de première médiation offerte aux parties sera mise au rôle pour avoir lieu dans un délai de 150 jours civils de la date où les parties conviennent d'une médiation. | 95 % |
| La date de première audience offerte aux parties sera mise au rôle pour avoir lieu dans les 180 jours civils de la date où la requête est prête pour l'audience. (Nota : la moyenne était de 176 jours) | 39 % | |
| Des décisions pour les audiences qui durent trois jours ou moins seront rendues dans un délai de 90 jours civils. (Nota : la moyenne était de 88 jours) | 64 % | |
| Des décisions pour les audiences qui durent plus de trois jours seront rendues dans un délai de 180 jours civils. (Nota : la moyenne était de 271 jours) | 33 % | |
| Commission de la location immobilière | Les audiences sur des requêtes à la CLI seront mises au rôle dans un délai de 25 jours civils. (Nota : la moyenne était de 27,6 jours) | 48 % |
| Les décisions (ordonnances) pour toutes les requêtes à la CLI seront rendues dans un délai de cinq jours ouvrables suivant la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 5,5 jours) | 69 % | |
| Tribunaux de l'enfance en difficulté (français et anglais) | Toutes les demandes seront mises au rôle en vue d'une médiation ou d'une audience dans un délai de 120 jours civils. (Nota : aucune requête n'a été reçue) | s.o. |
| Des décisions seront rendues dans un délai de 90 jours civils. (Nota : aucune décision n'a été rendue) | s.o. | |
| Tribunal de l'aide sociale | Des appels seront mis au rôle avec un avis d'audience expédié pas plus tard que 30 jours civils après la réception de l'appel qui fixe une date d'audience 180 jours civils après l'avis d'audience. (Nota : le délai moyen jusqu'à l'avis d'audience était de 20 jours, le délai moyen jusqu'à l'audience était de 162 jours) | 94 % |
| Des décisions seront rendues dans un délai de 30 jours civils suivant la fin de l'audience. (Nota : la moyenne était de 32 jours) | 64 % |
TJSO s'est engagé à devenir un organisme où les gens veulent travailler et se sentent motivés à contribuer et innover. TJSO continuera de favoriser un environnement de travail inclusif, souple, diversifié et sain.
Les initiatives encourageant la participation des employés demeureront des priorités pour le maintien et l'atteinte des objectifs organisationnels, ainsi que l'amélioration de la satisfaction des employés. En 2016-2017, TJSO a mis en place des programmes pour la reconnaissance des employés, comme des cartes de vœux électroniques, sur la recommandation du groupe de travail sur la reconnaissance de l'excellence des employés de TJSO. Ces initiatives s'inscrivent dans le cadre du plan d'encouragement de la participation des employés de TJSO, qui inclut le programme Kudos pour la reconnaissance des employés, lancé en décembre 2016 et un programme d'observation au poste de travail. TJSO encourage aussi le perfectionnement des compétences de ses employés en leur offrant des possibilités de développement de carrière, en organisant des réunions régulières et en dispensant des séances de formation à l'intention du personnel et des chefs de service.
TJSO examinera les résultats du sondage sur la participation des employés de 2016-2017 afin de cerner les lacunes et les possibilités d'amélioration. Les résultats du sondage seront communiqués au personnel et aux arbitres.
Par ailleurs, TJSO a mis en œuvre, en 2016, une ligne directrice sur des horaires de travail souples, qui encourage la souplesse dans les ententes sur les horaires de travail des employés et les heures de travail, dans la mesure du possible, sans compromettre l'efficacité du groupement. Des ententes sur des horaires de travail souples sont avantageuses pour le groupement, car elles augmentent les chances d'attirer et de fidéliser des employés hautement qualifiés et compétents, à une époque où une proportion significative de la main-d'œuvre prend sa retraite et où de nombreux nouveaux employés se joignent au personnel. Des ententes sur des horaires de travail souples réduiront l'absentéisme, augmenteront la participation des employés et permettront aux employés de concilier leur travail et leurs besoins familiaux (enfants, personnes âgées, santé personnelle, etc.), ainsi que de participer à des activités d'intérêt personnel (éducation, travail communautaire, etc.). Approximativement 22 % des employés et 2 % des chefs de service de TJSO ont conclu une entente pour des horaires de travail souples. Les ententes existantes expirent en mai 2017. Elles seront examinées au début 2017-2018 afin d'évaluer leur efficacité. Selon les résultats de l'examen, les ententes seront probablement prolongées pour une année de plus.
TJSO est dirigé par un président exécutif et a un effectif d'ETP de 458,15 : 365,15 membres du personnel, 93 arbitres à temps plein et 92 arbitres à temps partiel.
| Catégorie | Nombre total d'ETP |
|---|---|
| Membres nommés par décret en conseil | 93 |
| Cadres du GCS/SRC | 35 |
| Non syndiqués (catégorie autre que celle de la gestion) | 2 |
| Association des avocats de la Couronne | 10,6 |
| AEEGAPCO | 65 |
| SEFPO | 252,55 |
| Total | 458,15 |
TJSO n'a pas d'initiatives qui exigent la conclusion de contrats financiers avec des tiers pour fournir ses services de base.
Les communications de TJSO renforcent la mission, le mandat et les valeurs de l'organisme en :
Ces activités favorisent la communication avec des intervenants externes - les utilisateurs de TJSO et ceux qui leur fournissent du soutien, comme des associations, d'autres directions du gouvernement, des cliniques juridiques et des groupes communautaires.
Ces activités favorisent la communication avec le personnel et les membres de TJSO.
TJSO s'est engagé à instaurer un environnement de travail inclusif qui reflète la diversité de l'Ontario et incorpore des politiques, des processus et des services sans obstacle au sein de l'organisme. TJSO valorise la capacité et la force que la diversité apporte à l'organisme.
Le Plan pluriannuel d'amélioration de l'accessibilité et de l'adaptation 2013-2014 – 2015-2016 décrivait des initiatives destinées à reconnaître, prévenir et éliminer les obstacles à l'accessibilité, et à déterminer les mesures à prendre pour se mettre en conformité avec la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO)
Le Plan pluriannuel d'amélioration de la diversité 2013-2014 – 2015-2016 contenait des initiatives visant notamment à : incorporer des engagements en matière d'inclusion dans les plans de performance; offrir des possibilités d'apprentissage au personnel dans les domaines de la diversité et de l'inclusion; chercher des moyens d'élargir le bassin de candidatures pendant les recrutements; mener des sondages afin de mesurer les résultats et de cerner les lacunes.
Le Plan pluriannuel d'amélioration de l'accessibilité, de l'adaptation et de la diversité 2016-2017 – 2018-2019 aborde les sujets de la diversité, de l'accessibilité et de l'adaptation. Il mise sur les résultats obtenus dans le cadre des plans précédents. Au cours des trois prochaines années, TJSO continuera de bâtir un environnement de travail inclusif, diversifié et accessible, qui met l'accent sur les aspects suivants :
Les gens : Favoriser l'apprentissage continu des membres et du personnel en acceptant et reconnaissant les différences individuelles.
Les processus : Examiner les politiques et processus afin d'éliminer les obstacles à l'inclusion.
Les services : Continuer de fournir ou d'améliorer des services ainsi que la prestation des services afin d'assurer la prestation de services inclusifs, équitables et sensibles.
| LES GENS
Favoriser l'apprentissage continu des membres et du personnel en acceptant et reconnaissant les différences individuelles. |
||
|---|---|---|
| 2016–17 | 2017–18 | 2018–19 |
| Tenir des ateliers sur les perspectives autochtones, les perspectives des jeunes et des personnes ayant des troubles mentaux, lors des activités de perfectionnement professionnel annuelles destinées aux membres et médiateurs. | TSJO continuera d'offrir des séances de formation et d'éducation au personnel et aux arbitres. | TSJO continuera d'offrir des séances de formation et d'éducation pertinentes au personnel et aux arbitres. |
Encourager la diversité dans nos bureaux en participant à différentes journées de reconnaissance ou des cérémonies, par exemple :
|
Continuer d'encourager la diversité dans nos bureaux en participant à différentes journées de reconnaissance ou de cérémonies. | Continuer d'encourager la diversité dans nos bureaux en participant à différentes journées de reconnaissance ou de cérémonies. |
| Dispenser une formation à tous les employés sur les obligations découlant du règlement Normes d'accessibilité intégrées et du Code des droits de la personne. | Dispenser une formation à tous les employés sur les obligations découlant du règlement Normes d'accessibilité intégrées et du Code des droits de la personne (continu). | Dispenser une formation à tous les employés sur les obligations découlant du règlement Normes d'accessibilité intégrées et du Code des droits de la personne (continu). |
| Élaborer un module de formation sur l'accessibilité à l'intention de tous les coordonnateurs de l'adaptation. | ||
| Élaborer un module de formation interne sur l'accessibilité et le service à la clientèle à l'attention du personnel. | ||
| Offrir régulièrement des possibilités d'apprentissage dans le domaine de la diversité et de l'inclusion à l'intention du personnel et des membres. | Offrir régulièrement des possibilités d'apprentissage dans le domaine de la diversité et de l'inclusion à l'intention du personnel et des membres. | Offrir régulièrement des possibilités d'apprentissage dans le domaine de la diversité et de l'inclusion à l'intention du personnel et des membres. |
| Soutenir le programme de mentorat sur la diversité. | Soutenir le programme de mentorat sur la diversité. | Soutenir le programme de mentorat sur la diversité. |
| Intégrer des engagements en matière de diversité, d'accessibilité et d'inclusion dans les plans de performance de la direction, du personnel et des membres (continu). | Intégrer des engagements en matière de diversité, d'accessibilité et d'inclusion dans les plans de performance de la direction, du personnel et des membres (continu). | Intégrer des engagements en matière de diversité, d'accessibilité et d'inclusion dans les plans de performance de la direction, du personnel et des membres (continu). |
| Formation sur le langage simple pour le personnel. | Formation sur le langage simple pour le personnel (continu). | Formation sur le langage simple pour le personnel (continu). |
| Renforcer le comité sur l'accessibilité, la diversité et l'inclusion (ADI). | Prévoir des réunions régulières du comité ADI pour partager des pratiques exemplaires et servir de ressource pour TJSO. | |
| Soutenir l'initiative Santé mentale et milieux de travail sains dans la fonction publique de l'Ontario pour sensibiliser à la santé mentale. | Soutenir l'initiative Santé mentale et milieux de travail sains dans la fonction publique de l'Ontario pour sensibiliser à la santé mentale. | Soutenir l'initiative Santé mentale et milieux de travail sains dans la fonction publique de l'Ontario pour sensibiliser à la santé mentale. |
| Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario aux fins du recrutement de candidats à de nouveaux postes. | Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario aux fins du recrutement de candidats à de nouveaux postes. | Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario aux fins du recrutement de candidats à de nouveaux postes. |
| Chercher des moyens d'étendre les activités de liaison afin d'élargir le bassin de candidats (décrets). | Chercher des moyens d'étendre les activités de liaison afin d'élargir le bassin de candidats (décrets) (continu). | Chercher des moyens d'étendre les activités de liaison afin d'élargir le bassin de candidats (décrets) (continu). |
| Promouvoir des techniques d'entrevues impartiales. | Promouvoir des techniques de sélection et d'entrevues impartiales. | Promouvoir des techniques de sélection et d'entrevues impartiales. |
| Inclure une formation sur l'accessibilité dans l'orientation des nouveaux membres/employés. | Inclure une formation sur l'accessibilité dans l'orientation des nouveaux membres/employés (continu). | Inclure une formation sur l'accessibilité dans l'orientation des nouveaux membres/employés (continu). |
| Exiger que TJSO respecte les politiques et procédures de la fonction publique de l'Ontario sur l'adaptation des emplois pour les employés handicapés actuels et futurs. | Exiger que TJSO respecte les politiques et procédures de la fonction publique de l'Ontario sur l'adaptation des emplois pour les employés handicapés actuels et futurs (continu). | Exiger que TJSO respecte les politiques et procédures de la fonction publique de l'Ontario sur l'adaptation des emplois pour les employés handicapés actuels et futurs (continu). |
| Remettre aux chefs responsables de l'embauchage des documents d'information sur les principes de recrutement inclusif et accessible, afin d'assurer des pratiques équitables, transparentes et cohérentes. | Remettre aux chefs responsables de l'embauchage des documents d'information sur les principes de recrutement inclusif et accessible, afin d'assurer des pratiques équitables, transparentes et cohérentes (continu). | Remettre aux chefs responsables de l'embauchage des documents d'information sur les principes de recrutement inclusif et accessible, afin d'assurer des pratiques équitables, transparentes et cohérentes (continu). |
| Embaucher des étudiants du programme Law in Action Within Schools (LAWS), ciblant les élèves du secondaire qui, pour des raisons socioéconomiques, culturelles, raciales, familiales ou personnelles, ont des problèmes d'assiduité aux études et d'accès à l'éducation postsecondaire. | Embaucher des étudiants du programme LAWS. | Embaucher des étudiants du programme LAWS. |
| Solliciter les contributions du personnel/des membres au contenu sur la diversité et l'inclusion du site intranet. | Solliciter les contributions du personnel/des membres au contenu sur la diversité et l'inclusion du site intranet. | Solliciter les contributions du personnel/des membres au contenu sur la diversité et l'inclusion du site intranet. |
| LES PROCESSUS
Examiner les politiques et processus afin d'éliminer les obstacles à l'inclusion. |
||
|---|---|---|
| 2016–17 | 2017–18 | 2018–19 |
| Élaborer une initiative sur les perspectives autochtones, qui comprendra un plan de liaison avec les communautés autochtones et la préparation de matériel de formation et d'information avancé sur les affaires autochtones. | Consulter les intervenants pour élaborer et mettre en œuvre des recommandations. | |
| Continuer de participer à la conférence JOIN qui privilégie des approches exemplaires pour intégrer accessibilité et inclusion dans le lieu de travail. | Continuer de participer à la conférence JOIN (continu). | Continuer de participer à la conférence JOIN (continu). |
| Intégrer les principes de diversité et d'inclusion dans les documents de TJSO sur les valeurs de base et la gouvernance/l'obligation de rendre des comptes au public. | ||
| Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario pour cerner les obstacles réels ou potentiels dans l'élaboration des politiques, programmes et services. | Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario pour cerner les obstacles réels ou potentiels dans l'élaboration des politiques, programmes et services (continu). | Tenir compte des principes d'inclusion de la fonction publique de l'Ontario pour cerner les obstacles réels ou potentiels dans l'élaboration des politiques, programmes et services (continu). |
| Examiner les documents internes et publics afin d'assurer qu'ils contiennent un langage simple, clair et inclusif. | Examiner les documents internes et publics afin d'assurer qu'ils contiennent un langage simple, clair et inclusif (continu). | Examiner les documents internes et publics afin d'assurer qu'ils contiennent un langage simple, clair et inclusif (continu). |
| LES SERVICES
Continuer de fournir ou d'améliorer des services ainsi que la prestation des services afin d'assurer la prestation de services inclusifs, équitables et sensibles. |
||
|---|---|---|
| 2016–17 | 2017–18 | 2018–19 |
| Améliorer continuellement le site Web commun de TJSO, y compris convertir les documents en format PDF statiques (pas les formulaires) en format HTML accessible. | Continuer d'améliorer le site Web commun de TJSO. | Continuer d'améliorer le site Web commun de TJSO. |
| Améliorer l'accessibilité des formulaires, dont des initiatives de dépôt électronique. | Améliorer l'accessibilité des formulaires, dont des initiatives de dépôt électronique. | Améliorer l'accessibilité des formulaires, dont des initiatives de dépôt électronique. |
| Utiliser des communications par courriel dans les tribunaux, car le courriel est plus facile que le téléphone pour les personnes ayant une déficience auditive ou d'expression ou des difficultés d'apprentissage. | Augmenter l'utilisation des communications par courriel dans les tribunaux. | Augmenter l'utilisation des communications par courriel dans les tribunaux. |
| Augmenter l'utilisation d'audiences par téléphone ou vidéo au Tribunal des droits de la personne de l'Ontario et au Tribunal de l'aide sociale, pour aider les personnes ayant des difficultés de mobilité et des formes de maladie mentale et leur permettre d'assister à l'audience dans un environnement familier et sécuritaire, proche de leur domicile. | Continuer d'augmenter l'utilisation d'audiences par téléphone ou vidéo au Tribunal des droits de la personne de l'Ontario et au Tribunal de l'aide sociale. | Continuer d'augmenter l'utilisation d'audiences par téléphone ou vidéo au Tribunal des droits de la personne de l'Ontario et au Tribunal de l'aide sociale. |
| Contribuer aux initiatives de développement communautaire en partenariat avec des intervenants, p. ex., le projet de solution de rechange à l'expulsion (Eviction Diversion Pilot Project) du Rexdale Community Hub. | Contribuer aux initiatives de développement communautaire en partenariat avec des intervenants. | Contribuer aux initiatives de développement communautaire en partenariat avec des intervenants. |
| Cerner les exigences en matière d'accessibilité dans les cadres de référence de projets, demandes de propositions et contrats avec des fournisseurs tiers (continu). | Cerner les exigences en matière d'accessibilité dans les cadres de référence de projets, demandes de propositions et contrats avec des fournisseurs tiers (continu). | Cerner les exigences en matière d'accessibilité dans les cadres de référence de projets, demandes de propositions et contrats avec des fournisseurs tiers (continu). |
| Examiner les demandes d'adaptation une fois par année pour reconnaître les obstacles (continu). | Examiner les demandes d'adaptation une fois par année pour reconnaître les obstacles (continu). | Examiner les demandes d'adaptation une fois par année pour reconnaître les obstacles (continu). |
| Tenir à jour les renseignements sur les caractéristiques d'accessibilité et la disponibilité d'appareils fonctionnels dans chaque salle d'audience de TJSO. | Tenir à jour les renseignements sur les caractéristiques d'accessibilité et la disponibilité d'appareils fonctionnels dans chaque salle d'audience de TJSO (continu). | Tenir à jour les renseignements sur les caractéristiques d'accessibilité et la disponibilité d'appareils fonctionnels dans chaque salle d'audience de TJSO (continu)./td> |
| Mener des examens afin de cerner les obstacles dans la communication de renseignements de TJSO au public et élaborer un plan d'élimination de ces obstacles. | Mettre en œuvre un plan d'élimination des obstacles à l'accessibilité des renseignements au public. | |
| Incorporer l'accessibilité dans le processus de planification pour les nouvelles salles d'audience de TJSO, au 15, rue Grosvenor, à Toronto. | ||
| Préparer une feuille-Info sur la création de documents accessibles et l'afficher sur intranet. | ||
| RÉSULTATS
Activités qui peuvent être mesurées et décrites dans un rapport afin d'évaluer les progrès de TJSO dans les domaines de la diversité et de l'inclusion |
||
|---|---|---|
| 2016–17 | 2017–18 | 2018–19 |
| Examiner et mettre à jour les normes de service. | Examiner la conformité aux normes de prestation des services (continu). | Examiner la conformité aux normes de prestation des services (continu). |
| Mener un sondage sur la diversité des membres. | Examiner les résultats du sondage pour déterminer comment améliorer la diversité. | |
| Élaborer et mener un sondage sur la satisfaction à l'égard du service à la clientèle. | ||
| Faire participer le personnel au sondage sur la participation des employés de la fonction publique de l'Ontario. | Examiner les résultats du sondage sur la participation des employés de la fonction publique de l'Ontario pour déterminer comment améliorer la diversité. | Examiner les résultats du sondage sur la satisfaction à l'égard du service à la clientèle et cerner les lacunes et possibilités d'amélioration. |
| Budget de fonctionnement de TJSO | Allocation budgétaire 2016–2017 * | Prévisions 2016–2017 (T3) | Écart ** |
|---|---|---|---|
| Traitements et salaires (TetS) | 33 723 700 | 33 129 103 | 594 597 |
| Avantages sociaux | 4 042 900 | 4 396 168 | (353 268) |
| ACDF | |||
| Transport et communications (TetC) | 2 532 700 | 2 524 035 | 8 665 |
| Services | 9 534 800 | 9 332 394 | 202 406 |
| Fournitures et matériel (FetM) | 1 012 600 | 536 097 | 476 503 |
| Total partiel | 50 846 700 | 49 917 797 | 928 903 |
| Paiements de transfert *** | 25 916 700 | 31 828 016 | (5 911 316) |
| Revenu | 12 000 000 |
Notes:
* L'allocation de TJSO est de 50 846 700 $; une restriction de 2,7 % a été appliquée; l'allocation révisée est de 49 460 200 $.
** Pressions de fonctionnement en raison des restrictions, des changements aux fourchettes de salaire par rapport aux exercices précédents non financés et du manque de provision pour les avantages sociaux; les pressions sur le plan des traitements et salaires sont compensées par les économies dans le domaine Fournitures et matériel.
*** Pressions dans les paiements de transfert en raison de l'augmentation des requêtes à la CIVAC et d'un rajustement des taux d'indemnisation.
*** À compter du T3, la CIVAC a déposé 157 578 $ dans le Trésor pour des montants recouvrés par des requérants dans le cadre d'actions civiles, conformément au par. 26 (5.1) de la Loi sur l'indemnisation des victimes d'actes criminels.
| Comptes standards | Allocation budgétaire 2017–2018 | Allocation budgétaire 2018–2019 | Allocation budgétaire 2019–2020 |
|---|---|---|---|
| Traitements et salaires (TetS) | 33 723 700 | 33 723 700 | 33 723 700 |
| Avantages sociaux | 4 042 900 | 4 042 900 | 4 042 900 |
| Transport et communications (TetC) | 2 532 700 | 2 532 700 | 2 532 700 |
| Services | 9 139 800 | 9 139 800 | 9 139 800 |
| Fournitures et matériel (FetM) | 1 012 600 | 1 012 600 | 1 012 600 |
| Total partiel | 50 451 700 | 50 451 700 | 50 451 700 |
| Réductions pour les initiatives * | 803 400 | 1 589 300 | 2 396 100 |
| Allocation révisée | 49 648 300 | 48 862 400 | 48 055 600 |
| Paiements de transfert | 25 916 700 | 25 916 700 | 25 916 700 |
Note:
* Le TAS a introduit des restrictions aux initiatives au cours de l'exercice 2015–2016. Ces restrictions sont importantes du point de vue de la transformation horizontale et ont le potentiel d'avoir des répercussions marquantes sur l'atteinte des cibles financières et/ou d'améliorer les résultats.
| Indemnités forfaitaires | Solde fin d'exercice 2015–16 | Solde fin d'exercice 2016–17 (prévisions) |
|---|---|---|
| Charge à payer – dossiers d'exercices précédents | (4 193 305 $) | (5 318 827 $) |
| Charge à payer – nouveaux dossiers | 17 922 674 $ | 19 033 696 $ |
| Charge à payer – tous les dossiers | 13 729 369 $ | 13 714 869 $ |
| Indemnités périodiques | Solde fin d'exercice 2015–16 | Solde fin d'exercice 2016–17 (prévisions) |
|---|---|---|
| Charge à payer – paiements périodiques sur 20 ans | 19 328 112 $ | 18 600 304 $ |
Le solde de la charge à payer pour les paiements périodiques au 31 mars 2017 est estimé à 18 600 304 $, qui est calculé comme la charge à payer accumulée sur 20 ans pour les paiements périodiques pendant la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2037.
TJSO entend fonctionner dans les limites de son budget en gérant sa charge de travail et en accordant la priorité aux changements de politiques et à d'autres initiatives.
La CLI perçoit environ 11,6 millions de dollars par exercice, principalement grâce aux frais de dépôt des requêtes. Une petite partie du revenu est générée par la vente de photocopies, de copies d'enregistrements d'audience, etc. Les autres tribunaux de TJSO n'exigent pas de frais de dépôt. Les revenus que perçoit TJSO sont transférés au Trésor.
Les droits de dépôt d'une requête à la CLI ont augmenté le 16 janvier 2017. La plupart des droits de dépôt augmentent d'environ 10 %. Les droits de dépôt des requêtes de locataires n'ont pas augmenté depuis la création de la CLI en 1998. La dernière augmentation des droits de dépôt des requêtes de locateurs date de 2009. Les personnes à faible revenu peuvent demander une renonciation aux droits et les demandes déposées par la voie électronique à la CLI recevront un rabais sur les nouveaux droits de dépôt.
La CIVAC reçoit des paiements de transfert pour couvrir les indemnités aux victimes qui sont versées pour les nouveaux cas reçus et tranchés pendant l'exercice en cours, ainsi que pour les indemnités octroyées dans le cadre de nouveaux cas reçus en cours d'exercice, mais qui ne sont pas versées entièrement pendant l'exercice. Les fonds pour ces indemnités sont déposés dans un compte Charge à payer. Les paiements de transfert couvrent aussi des paiements périodiques et des frais médicaux payés directement aux fournisseurs de services au cours de l'exercice.
La CIVAC doit maintenir un solde suffisant dans son compte Charge à payer au début de chaque exercice financier afin de pouvoir payer les indemnités de l'exercice et les indemnités futures. Des comptes distincts Charge à payer sont maintenus pour les obligations futures de la CIVAC à l'égard des indemnités forfaitaires et des paiements périodiques.